アメリカ人であれ、永住権保持者であれ、雇用予定者が米国で合法就労できるステータスを持っているかどうか、確認せずに雇用することは違法です。

雇用予定者の身分と就労ステータスを確認するために、Form Ｉ-９という書類を作成しなければなりません。ここでは、確認書類をＡ、Ｂ、Ｃの３つのグループに分けています。たとえば、Ａのグループには、米国パスポート、米国の出生証明書、市民権証明書、永住権カードがリストされており、雇用予定者がＡの中のどれか１つの書類を提出できれば、身分、就労ステータスの両方を証明することとなります。Ｂのグループには、運転免許証、州のＩＤカード、スクールＩＤ、選挙権登録証など「身分証明」を目的とした書類がリストされており、Ｃのグループではソーシャルセキュリティカード、移民局発行の有効な労働許可カードなど「就労ステータス」の確認のための書類がリストされています。それぞれリストされていない書類での確認は無効になります。雇用予定者はオリジナルの書類を提出し、書類に記入、署名をすることで、自分自身が米国内で合法就労できるステータスを持っていることを宣言することになります。

実際の書類を提出してもらい、それらが本物と思えるかどうか確認しなければなりません。それらの書類を鑑定までする必要はありませんが、本物と思えればそれで充分です。

業者や契約者は移民法上「従業員」とは見なされませんので確認は不要です。しかしながら、その業者や契約者が就労ステータスを持ってないことを知りながらそのサービスを受けることはできません。

雇用後３営業日以内です。雇用後とは、従業員が実際に勤務についた日を指し、雇用が決定した日とは異なります。雇用が決定した時点あるいは勤務を始める時点で、就労ステータスの確認をするのが一般的です。

FormＩ-９の作成を忘れた、あるいはきちんと保管されていなかったことが監査で判明すると、該当従業員１人につき100ドルから1100ドルの罰金が課せられます。罰金額は、事業の大きさ、雇用者の態度、不法就労かどうか、これまでの違反記録などを基に決定されます。

雇用開始から最低３年間あるいは、退職してから１年間は書類の保管が必要です。すべてのFormＩ-９はそのままの書類として保管されるか、マイクロフィルムに変換しての保管が認められていますが、コンピュータファイルでの保管は認められていません。

できません。従業員からお金を預かったり、払い戻し請求は違法行為となり、１件につき1100ドルの罰金の対象となります。さらに、従業員が支払った罰金は返金しなければなりません。

就労ステータスがないことを知りながら従業員を雇用した場合には、不法就労者１人につき275ドル以上2200ドル未満の罰金の対象となります。２度目の違反では、2200ドルから5500ドル未満となり、３度目以降は3300ドルから１万1000ドル未満となります。また繰り返し違反を行う雇用者に対しては、刑事事件として扱われ、不法就労者１人につき最高3000ドルまでの罰金、最長６か月の懲役となる可能性があります。

就労ステータスを証明する目的で、偽造書類や偽証を行った場合には、罰金および最長５年間の懲役となる可能性があります。

調査は移民局がデータベースから無作為に選んだ雇用者を対象に行う場合と、通報を基にして行う場合があります。移民局とは別に、労働省が給与や労働時間などの労働条件に関する調査を行うことがあり、その際にFormＩ-９の違反が発覚した場合には、移民局にその通知をします。また、違反が発覚した場合には、警告書あるいは罰金請求予定通知が雇用者に発行されます。雇用者は30日以内に意見聴取要求を出すことで説明する機会を得ることができますが、要求がない場合には、最終通知が発行され罰金の徴収が行われるようになります。

就労ステータスを証明するもの、その確認内容を充分に理解すること。雇用に際しForm Ｉ-９を作成する社内での規定を設けること。FormＩ-９、提出された書類のコピーを独立したファイルに保管すること。定期的に書類の見直しをし、常に有効なものとしておくこと。また移民法は時折変更されることから、FormＩ-９の取扱い方法に変更があり得ることを心に留めておくことなどです。